Ensikertalaisen muistilista:
Kiitos rekisteröitymisestäsi Invoiceryn sivustolle. Tässä sinulle ohjeita ja vinkkejä miten toimia tästä eteenpäin:
1.Asiakastiedot, verokortti ja YEL-vakuutus
Muistathan täyttää rekisteröidyttyäsi kaikki pyydettävät asiakastiedot sivustollemme tulevia palkanmaksuja varten. Tiedot voi täyttää kirjautumalla omalle Invoicery-tililleen ja täyttämällä kaikki vasemmalla olevasta ”Omat tiedot”-kohdasta löytyvät kentät.
Kopion palkkaa varten tarkoitetusta verokortistasi voit ladata ”Ladatut tiedostot”-kohtaan. Muistathan myös seurata tulorajojasi ja toimittaa meille uuden verokortin, mikäli tilanteesi muuttuu. Jos tarvitset tämän lisäksi työluvan Suomessa, tarkastathan että työlupasi soveltuu kevytyrittäjänä toimimiseen.
Laskuttamalla Invoiceryn kautta olet niin sanottu kevytyrittäjä ja saatat näin ollen olla myös velvollinen hankkimaan YEL-vakuutuksen mikäli toimintasi kevytyrittäjänä täyttää tietyt kriteerit (https://www.etk.fi/suomen-elakejarjestelma/elaketurva/tyoelaketurvan-kattavuus-ja-vakuuttaminen/yel-yrittajat/). Ilmoitathan meille osoitteeseen info@invoicery.fi mikäli sinulla on voimassaoleva YEL-vakuutus tai hankit sen myöhemmässä vaiheessa laskuttaessasi Invoiceryn kautta. Tällöin palkastasi pidätetään ja tilitetään viranomaisille ns. ”työnantajan sairasvakuutusmaksu”, joka on 1,34% palkastasi (2022).
2.Ennakkoilmoitus ja toimeksiantosopimus
Invoicery-tilisi etusivulta löytyvä ennakkoilmoitus on nimensä mukaisesti etukäteen tehtävä ilmoitus tulevasta toimeksiannosta. Muistathan tehdä ennakkoilmoituksen hyvissä ajoin, jotta Invoicery voi tarkastaa ja hyväksyä että aiottu toimeksianto sopii laskutettavaksi meidän kauttamme. Ennakkoilmoituksen tekemällä sinulla on useimmiten myös mahdollisuus saada palkka 5 pankkipäivän sisällä laskun tekemisestä vaikka asiakkaasi ei olisi vielä edes maksanut laskua.
Toimeksiantosopimuspohja on dokumentti, jota voit halutessasi käyttää sopiessasi toimeksiannosta asiakkaasi kanssa. Invoicery ei ole osapuolena tässä sopimuksessa ja tämän sopimuspohjan käyttäminen on täysin vapaaehtoista.
3. Toimeksianto
Hihat heilumaan!
4. Laskutus
Kun toimeksianto on suoritettu on aika luoda lasku asiakkaallesi. Lasku luodaan Invoicery-tilisi etusivulta löytyvän ”Luo lasku”-painikkeen kohdasta. Muistathan täyttää asiakkaasi tiedot, laskutussumman ja arvonlisäveron määrän oikein. Asiakaspalvelumme auttaa sinua mielellään jos et ole varma mitä arvonlisäveroprosenttia sinun tulisi käyttää. Mikäli asiakkaasi on ulkomainen ja hänellä on niin sanottu VAT-numero, täytäthän VAT-numeron y-tunnuksen sijaan.
Laskuun merkitään myös työpäivät, työtunnit ja työnkuvaus. Työpäivät ja tunnit näkyvät laskulla ainoastaan niin halutessasi. Työnkuvaus näkyy asiakkaasi laskussa.
Voit laskuttaa myös toimeksiantoon liittyviä kuluja, päivärahoja ja kilometrikorvauksia, mikäli olet sopinut näin asiakkaasi kanssa. Huomaathan että Invoiceryn kautta voi laskuttaa ainoastaan kuluja, jotka liittyvät suoraan tehtyyn toimeksiantoon ja on käytetty kokonaisuudessaan toimeksiannon aikana. Tällaisia voivat olla esimerkiksi työmatkaan liittyvät matkaliput ja hotelliyöpymiset tai vaikkapa yksittäiseen maalauskeikkaan kokonaisuudessaan käytetyt maalit. Et voi kuitenkaan laskuttaa esimerkiksi tietokonetta, puhelinlaskua, kameraa tai esimerkiksi maalauskeikkaan käytettyjä tikkaita joita voi käyttää useampiin toimeksiantoihin ja joissa on yksityiskäytön riski. Muistathan kuluja laskuttaessasi tarkastaa että kuitista käy ilmi kaikki tarvittavat tiedot (mitä ostettiin, keneltä y-tunnus mukaanlukien, milloin, paljonko maksoi ja mikä verokanta oli kyseessä) ja ladata kuittikopiot ”Ladatut tiedostot”-osioon. Mikäli kuiteissa on epäselvyyksiä tai emme voi syystä tai toisesta hyväksyä jotain laskuun lisättyä kulua kirjanpitoomme, maksetaan jo laskutetun kulun osa sinulle tavallisena palkkana ja siitä tehdään normaali ennakonpidätys.
Aterioita tai edustuskuluja ei voi laskuttaa, mutta voit sopia asiakkaasi kanssa päivärahojen laskuttamisesta joilla kattaa työmatkan aikana aiheutuneet ruokakulut. Kotimaan kokopäiväraha on vuonna 2022 45 euroa ja puolipäiväraha 20 euroa. Ulkomaan päivärahojen määrät voi tarkastaa Vero.fi-sivulta. Kilometrikorvaus vuonna 2022 on 0,46 euroa. Tarkempaa ajankohtaista tietoa löytääaina verottajan sivuilta vero.fi.
Lähetettyäsi laskun Invoicery tarkastaa ja hyväksyy sen ja lasku lähetetään eteenpäin asiakkaallesi.
5. Palkanmaksu
Invoiceryn hyväksyttyä laskusi maksamme palkkasi viiden pankkipäivän sisällä laskun hyväksymisestä jos ennakkoilmoitus on tehty ja hyväksytty. Muussa tapauksessa palkka maksetaan, kun asiakkaasi on maksanut laskun meille. Palkka maksetaan Invoicery-tilillesi ilmoittamallesi pankkitilille ja arvonlisäverottomasta laskutussummasta pidätetään verokorttisi mukainen ennakonpidätys, Invoiceryn palvelumaksu (6%) sekä työnantajan sairasvakuutusmaksu (mikäli olet ilmoittanut että sinulla on voimassaoleva YEL-vakuutus). Mahdollisten kulujen, päivärahojen ja kilometrikorvausten osasta ei tehdä ennakonpidätystä.
Invoicery lähettää palkkatietosi suoraan Tulorekisteriin palkanmaksun yhteydessä ja löydät palkkaerittelysi Invoicery-tilisi ”Ladatut tiedostot”-osiosta palkanmaksun jälkeen.
6. Hanki uusi toimeksianto ja toista sama!
Asiakastietosi ja asiakkaasi laskutustiedot löytyvät tuolloin jo valmiiksi järjestelmästä ja ihan jokaista kohtaa ei näin ollen tarvitse täyttää uudelleen, mikäli kummankaan tietoihin ei ole tullut muutoksia!
HYVÄ TIETÄÄ!
Kevytyrittäjä ei ole työntekijä eikä kuulu näin ollen työntekijän eläkevakuutuksen piiriin vaan kevytyrittäjän sosiaaliturva perustuu ylempänä mainittuun YEL-vakuutukseen. Kevytyrittäjänä ansaitut tulot saattavat siis vaikuttaa sosiaaliturvaasi ja voikin olla hyvä idea selvittää jo etukäteen tulojen mahdollinen vaikutus omaan tilanteeseesi.
Laskutuspalvelun käyttäminen antaa vapautta ja mahdollisuuden tehdä esimerkiksi keikkatöitä ilman y-tunnusta. Kevytyrittäjän on kuitenkin hyvä olla tietoinen pienistä kevytyrittämisen lainalaisuuksista, joita yritämme tässä artikkelissa selventää. Toivottavasti tästä on sinulle apua ja pääset näillä eväillä vauhtiin toimintasi kanssa. Mikäli sinulle jäi kuitenkin vielä kysyttävää, pyydämme sinua ottamaan yhteyttä asiakaspalveluumme joka palvelee maanantaista perjantaihin klo. 10-17 osoitteessa info@invoicery.fi ja numerossa +358 (0)20 7300 320.