Instruktioner till nya användare

Du har hittat ett uppdrag och registrerat ett Invoicery-konto på vår sajt. Vad ska man komma ihåg sedan?

1. Kunduppgifter, skattekort och FöPL-försäkring

Kom ihåg att fylla i alla uppgifter på ditt Invoicery-konto så att vi kan betala din lön så snart som möjligt. Logga in på ditt Invoicery-konto och fyll i alla uppgifter i Inställningar-kategorin som du hittar i den vänstra menyn.

Kom också ihåg att ladda upp en kopia av ditt skattekort genom "Uppladdningar"-kategorin. Du måste också följa din inkomstgräns och skicka ett nytt skattekort ifall din personliga situation ändras. Om du är utländsk medborgare kan du i vissa situtioner behöva även arbetstillstånd för företagare i Finland.

När du fakturerar som lättföretagare via Invoicery måste du själv ansvara för att skaffa en så kallad FöPL-försäkring senast när din verksamhet uppfyller vissa kriterier. Kom ihåg att informera oss om du har FöPL-försäkring när du börjar eller om du skaffar den under den tiden du använder vår tjänst. Då vet vi att vi ska dra av arbetsgivarens sjukförsäkringens del (1,34% av din lön år 2022) och betalar och rapporterar den till skattemyndigheterna.

2. Föranmälan och uppdragsavtal

Du kan skapa en så kallad föranmälan via ditt Invoicery-konto för att informera oss om ett uppdrag som du tänker fakturera via oss. Kom ihåg att göra föranmälan i god tid så att vi hinner godkänna den och du är då försäkrad med vår ansvarsförsäkring under ditt uppdrag. Genom att föranmäla ett uppdrag kan vi i vissa fall betala lönen på förhand och du kan då få din lön inom fem bankdagar från fakturadatumet även om din kund skulle inte ha betalat fakturan till oss ännu.

Uppdragsavtalsmall är ett dokument som du kan använda när du kommer överens om ett uppdrag med din uppdragsgivare. Invoicery är inte en del av avtalet och det är frivilligt att använda denna avtalsmall.

3. Uppdrag

Du genomför ditt uppdrag till kunden.

4. Fakturering

När uppdraget är genomfört är det dags att skapa fakturan till kunden. Logga in på ditt Invoicery-konto och klicka "Skapa faktura". Kom ihåg att fylla i kunduppgifter, fakturabeloppet och moms rätt. Vår kundtjänst hjälper gärna till om du är osäker på vilken momssats du skulle applicera på din faktura. Om du fakturerar en utländsk kund inom EU ska du fylla i ett så kallat VAT-nummer istället för FO-nummer.

Fyll i arbetsdagar, arbetstimmar och arbetsbeskrivning i din faktura. Dagar och timmar visas till din kund endast om du väljer så. Arbetsbeskrivningen syns på din faktura.

Du kan också fakturera utlägg, dagtraktamente och kilometerersättningom du har kommit överens om det med din kund. Observera att man kan fakturera endast utlägg som är direkt kopplade till ditt uppdrag och som har förbrukats helt och hållet under uppdraget. Du kan därmed fakturera exempelvis tågbiljetter, hotellnatt eller en målfärg som har använts i sin helhet under ditt uppdrag. Däremot kan du inte fakturera exempelvis en dator, telefonräkning, kamera eller ett stege som kan användas för flera uppdrag eller användas privat. Kom också ihåg att kolla att kvittot för köpet innehåller följande uppgifter: vad du köpte, försäljaren, försäljarens fo-nummer, när köpet gjordes, vad det kostade och vilken momssats applicerades på köpet. Invoicery behöver även kvittokopian som du laddar upp via Uppladdningar-delen på ditt Invoicery-konto efter att du har skapat fakturan. Om kvittokopian är otydligt eller felaktig på något sätt kan inte utlägg betalas skattefritt utan beloppet betalas som vanlig lön.

Man kan inte fakturera måltider eller olika typer av representationskostnader (exempelvis bjuda på lunch eller ge gåvor) som utlägg men du kan fakturera dagtraktemente som täcker matkostnader under en arbetsresa om du har kommit överens om det med din kund. Beloppet för en arbetsresa i Finland 2022 är 45 euro för en heldag och 20 euro för en halvdag. Belopp för arbetsresor utomlands hittas på vero.fi. Kilometerersättning för en arbetsresa med egen bil är 0,46 euro (år 2022). Läs uppdaterad info på vero.fi.

När du har skapat fakturan kollar Invoicery upp att allt verkar korrekt och godkänner och skickar vidare fakturan.

 5. Lönebetalningar

När Invoicery har godkänt fakturan betalas din lön inom fem bankdagar om föranmälan hade godkänts i ett tidigare skede och Invoicery inte har meddelat någonting annat. Annars betalas din lön när kunden har betalat fakturan till Invoicery. Lönen betalas till bankkonto som du har fyllt i på ditt Invoicery-konto. Invoicery drar av förskottsinnehållnning, Invoicerys serviceavgift (6%) och arbetsgivarens sjukförsäkrings del (om du har angett att du har FöPL-försäkring). Förskottsinnehållning appliceras inte på eventuella utlägg, kilometerersättning och traktamente.

I samband med löneutbetalningen skickar Invoicery löneuppgifterna till Inkomstregistret och du hittar din lönespecifikation via "Uppladdningar"-kategorin på ditt Invoicery-konto.

6. Hitta ett nytt updrag och upprepa samma sak!

Dina kunduppgifter och din kunds uppgifter sparas automatiskt i systemet så om du fakturerar samma kund flera gånger behöver du fylla i bara en del av fakturauppgifterna (om ingenting har ändrats)!

BRA ATT VETA!

Lättföretagare är inte anställda av oss och därför appliceras inte arbetstagarens pensionförsäkring på dem. Detta leder till att lättföretagares sociala trygghet baseras på företagarens pensionsförsäkring (FöPL)istället. Dina inkomster som lättföretagare kan därmed påverka din sociala trygghet och det kan vara bra att kolla upp den eventuella påverkan i din situation med myndigheter om du är osäker.

Att fakturera via en faktureringstjänst ger frihet och möjlighet att fakturera utan eget fo-nummer. Det är dock bra att vara medveten om vissa specialregler kring lättföretagande som vi har försökt förklara i denna artikel. Hoppas det här hjälper dig att komma vidare med din verksamhet. Hör gärna av dig till oss om du har frågor: vi svarar på era frågor på vardagar kl. 10-17!